Lesson 15: Majibu ya Utendaji

Wakati wa mchezo wa soka la kulipwa, bango kubwa la matokeo huwashwa kando ya uwanja wa mpira ambapo kila mtu atakuwa na uwezo wa kuuona. Watazamaji wanapenda kujua jinsi ambavyo timu zinafanya, lakini bango la matokeo ni muhimu zaidi kwa kocha na wanachama wa timu.

► Kwa nini ni muhimu kwa kocha na wachezaji kujua hesabu la mabao wakati wa mchezo?

Bango la matokeo ni muhimu kwa ajili ya kuelewa jinsi mchezo unavyoendelea, kufanya tathmini ya mafanikio ya mkakati, kufanya maamuzi, kufanya marekebisho na kushinda.[1]

Kiongozi ni lazima awe na uwezo wa kuelezea “rekodi ya ufanikishaji” wa shirika kwa watu anaowaongoza na kwa mamlaka iliyoko juu yake.

Katika mashirika mengi, hakuna mfumo ulioanzishwa kwa ajili ya kufanya tathmini ya utendaji kazi wa kiongozi. Kila mtu anakuwa na maoni yake kulingana na wazo lake la kiongozi anapaswa awe anafanya nini. Kiongozi anapaswa kuwa na uwezo wa kutathmini utendaji wake yeye mwenyewe na kuuelezea, hasa kwa wale wanaoweka mahitaji kwa ajili yake.

Kionozi pia ni lazima awe na uwezo wa kutathmini na kurekebisha utendaji wa watu anaowaongoza. Ni lazima afanye hivyo kwa njia ambayo haitawakatisha tamaa au kupunguza ushawishi wake kwao.

► Je, inatokea nini wakati kiongozi anapowakemea watu wake bila kujali hisia zao?

Kwa kawaida shirika huwa na bodi ya wakurugenzi ambao ni mamlaka ya juu zaidi kwa ajili ya shirika. Wakati mwingine huwa wanaitwa bodi ya wadhamini ya shirika. Mkuu wa shirika anaweza awe au asiwe Mwenyekiti wa bodi. Kiongozi mkuu wa shirika (Mkurugenzi Mtendaji Mkuu) anawajibika kwa bodi.

Bodi ya wadhamini ina mamlaka ya mwisho ya kushughulika na migogoro yote kwenye shirika ambayo haiwezi kumalizwa na utawala wa shirika. Ni jambo muhimu kwamba bodi hushirikishana maono ya ujumla na tafsiri ya mafanikio kwa ajili ya shirika. Baadhi ya mashirika yamekuwa na matatizo kwa sababu kiongozi mkuu pamoja na wafanyakazi wenzake walitengeneza maono kwa ajili ya shirika ambayo ni tofauti na maono yaliyokuwa yameandaliwa na bodi.

Mkurugenzi Mtendaji Mkuu husimamia wafanyakazi wengine wa shirika, na katika hali ya kawaida wafanyakazi hawapokei maelekezo ya moja kwa moja kutoka kwa wajumbe wa bodi. Mkurugenzi Mtendaji Mkuu anawajibika katika kuwasaidia wafanyakazi kufanikiwa. Anapaswa atambue kwamba anapokuwa anatoa taarifa yake kwa bodi kwamba wafanyakazi wenzake wameshindwa au wamefanya makosa, taarifa anayoitoa ina maana kwamba yeye ameshindwa kuongoza.

Bodi huweka sera na\malengo ya ujumla kwa shirika. Mkurugenzi Mtendaji Mkuu huelekeza utendaji wa shirika na hufanya maamuzi kuhusu jinsi ya kutekeleza au kutimiza malengo ya ujumla yaliyowekwa na bodi.

Je, ni maamuzi gani yanaweza kufanywa na Mkurugenzi Mtendaji Mkuu wa shirika bila ya kuzungumza au kutafuta ridhaa ya bodi? Hali hiyo inategemea uhusiano uliopo baina ya Mkurugenzi Mtendaji Mkuu na bodi. Ikiwa kiongozi amefanya kazi nzuri akiwa kwenye nafasi yake kwa kipindi cha muda mrefu, bodi inajenga uaminifu kwake katika kufanya maamuzi mengi. Kama anafanya maamuzi ambayo yameleta matokeo mabaya, bodi huwajibika, na itataka ihusishwe kwenye maamuzi yaliyo mengi zaidi.

Wakati kiongozi anapofanya maamuzi mazuri yenye matokeo mazuri, imani ya bodi kwa kiongozi huongezeka. Anaweza pia akaongeza imani yao kwake kwa kuwa mwaminifu kabisa wakati wote katika hali zote, akiwa anawapa taarifa kila wakati ili wasiwe wakishtukizwa kwa matatizo na kuchukua muda wa kusikiliza na kuwaelewa.

► Je, kwa nini ni muhimu kwa Mkurugenzi Mtendaji Mkuu wa shirika kuwajibika kwa bodi?

Mfano mbaya…

Uzia alikuwa ni mfalme mwenye nguvu aliyelifanya taifa lake kuwa la mafanikio, akapanua mipaka yake ya utaifa, akaliendeleza jeshi, na akaendeleza mbinu za kilimo. Alitawala kwa miaka 52.

Katika kipindi ambacho alikuwa ametawala kwa miaka 40, ushawishi wake ulikuwa mkubwa mno. Watu wengi alio watawala walikuwa hawajawahi kuwa na mfalme mwingine tena. Maamuzi yake mengi yalikuwa yameleta matokeo mazuri. Alianza kujihisi kwamba hahitajiki tena kumsikiliza mtu yeyote.

Uzia alianza kujiona mwenyewe kwamba ndiye peke yake mwenye mamlaka yote. Kwa kuwa mfalme alikuwa anatoka katika kabila la Yuda na makuhani walitoka katika kabila la Walawi, mtu huyo mmoja hangeweza akawa yule yule mfalme na kuhani. Hata hivyo, Uzia aliamua kuchukua mamlaka juu ya ibada ya hekalu na kuongoza ibada (2 Mambo ya Nyakati 26:16-21). Mungu alikuwa ametoa sheria ili kwamba mfalme asiwe kuhani kwa sababu kwenye mataifa mengi, mfalme aliabudiwa kama mungu.

Uzia alipigwa na ukoma na akiishi miaka yake 11 ya maisha yake akiwa ametengwa kwenye nyumba tofauti na ya kwake, akiwa tu anatawala kupitia wawakilishi wake. Viongozi wengi waliotawala kwa muda mrefu sana wamemaliza kwa huzuni kutokana na mitazamo na matendo ya kiburi katika miaka ya mwisho wa maisha yao.

Je, Mtu anawezaje kujua kwamba kazi yake inakidhi matarajio ya wale ambao anawajibika kutoa taarifa kwao? Anawahitaji wampatie tathmini ya kazi yake.

Tathmini zinaweza kuwa rasmi na za kina, au zinaweza kuwa za kawaida na rahisi. Tathmini yenye ufanisi zaidi na yenye manufaa ni pale ambapo kiongozi anamwambia kile anachokifanya vizuri na kile kinachotakiwa kiboreshwe. Tathmini hii siyo ya kina; haijumuishi kila kipengele cha utendaji kazi wa mtu. Badala yake, kiongozi anapongeza baadhi ya sifa fulani tu na kurekebisha kosa

[1]Watu wengi hupenda kujiangalia kwenye kioo kila siku ili kuona jinsi ya kuboresha muonekano wao. Bila ya kuwa na kioo, ungelijijuaje jinsi ulivyo? Utaweza kuamua kwamba wewe ni mzuri unayevutia au siyo mzuri kwa majibu ya watu wengine. Jibu la utendaji ni kama kioo kwa ajili ya kazi yetu.

Ninaamini kabisa kwamba kutoa mrejesho ndiyo mkakati wa gharama nafuu zaidi kwa ajili ya kuboresha utendaji na kuleta kuridhika. Unaweza ukafanyika kwa haraka, haugharimu kitu chochote, na unaweza ukawageuza watu kwa upesi na haraka.[2]

Watu wanapendelea kupata idhini na au kibali. Ni hitaji la msingi la kibinadamu. Watu wanahamasika kwa matumaini ya kupata idhini au kibali cha watu wengine. Kama mtu akipokonywa haki ya jibu lake la utendaji, hali yake ya kuwa na motisha itaelekea kuanza kushuka.

► Je, kitu gani kitatokea endapo mfanyakazi kamwe hatapokea jibu la utendaji kazi yake?

Ili kuweza kutoa mwitikio wa utendaji kwa wengine, kiongozi anapaswa kwanza kwa unyenyekevu ajikague yeye mwenyewe. Endapo anafikiri kwamba hana makosa yeyote, hataweza kuvumilia makosa ya watu wengine.

Kiongozi anapaswa kujitathmini, kujiboresha na kuongezeka katika unyenyekevu. Anapaswa kutambua makosa yake mwenyewe. Vinginevyo, hataweza kuwasahihisha wengine.

Kiongozi anataka watu wawajibike kwake kwa kazi zao, lakini anapaswa azingatie na yeye anawajibika kwa nani. Hata kama ni kiongozi wa juu katika shirika, atakuwa anawajibika kwa mtu fulani: inawezekana ikawa bodi ya wakurugenzi, wafadhili wa shirika, na watu anaowahudumia. Anapaswa aelewe uwajibikaji wake mwenyewe, ili kwamba aweze kuwa na uwezo wa kuhitaji uwajibikaji sahihi kutoka kwa watu anaowaongoza.

Kiongozi pia anawajibika kwa watu wanaofanya kazi kwa ajili yake, kwa sababu ana wajibu wa kuwapa maelekezo na masharti yanayohitajika kwa ajili ya mafanikio. Baadhi ya viongozi huwa hawakumbuki hii njia mbili ya uwajibikaji. Kiongozi anapaswa akiri makosa yake na atambue ni wakati gani hakuweza kuwapa watu wake mahitaji waliyohitaji kutoka kwake.

Nebukadreza alikuwa kiongozi mkuu sana ambaye aliweza kujivunia kwa mafanikio yake makubwa na kujitukuza mwenyewe kuliko kumtukuza Mungu. Mungu alimgeuza akawa kama mnyama kwa muda wa miaka saba ili aweze kujitambua kwamba yeye alikuwa hivyo kwa uwezo wa Mungu (Danieli 4:28-37).

Kwa kipindi chote cha miaka saba, Nebukadreza alikuwa akitambaa katika msitu na kula mimea. Hakuweza kufanya kazi kama mfalme, lakini hakuondolewa kwenye nafasi yake. Alikuwa mtu wa utamaduni wa watu wa nchi za Mashariki ambako nafasi haitegemei juu ya uwezo wa mtu.

Herode Agripa alisafiri kwenda kuzungumza na watu wa mkoa ambao ulikuwa tegemezi kwake kifedha. Kwa kuwa walikuwa wanataka fadhila zake, walimtukuza, wakisema, “Ni sauti ya Mungu, si sauti ya mwanadamu.” Wakati Herode aliposikia maneno haya ya kumtukuza, badala ya kujikumbusha mwenyewe kwamba yeye alikuwa mwanadamu tu na utukuzaji huo haukuwa wa kweli, alikubaliana nao. Alitaka ajisikie kwamba kwa uhakika yeye alikuwa ni mungu. Kwa haraka sana Mungu alimpiga kwa maradhi, na alikufa kwa kutafunwa na chango ndani ya tumbo lake (Matendo 12:20-23). Kejeli iliyoko katika tukio hili ilionekana wazi kwa kila mtu – mtu aliyetukuzwa kama mungu anakufa mara moja katika kifo chenye maumivu makali na kwa njia ya kutia kinyaa.

Kuthibitisha kazi ya mtu kunaweza kufanywa kwa njia nyingi. Kumwacha mtu afanye kazi yake bila ya kumwingilia ni njia mojawapo ya kuonyesha kujiamini. Kama itakuwa ukimwambia kila mara jambo la kufanya na jinsi ya kulifanya, itakuwa unaonyesha kuwa humwamini kwamba atafanya kazi hiyo vizuri.

Kutia moyo kwa njia chanya kuna ufanisi mkubwa zaidi kuliko ukosoaji. Watu walio wengi hukatishwa tamaa kwa kukosolewa. Watu wengi hujiweka katika hali ya kujihami wanapokosolewa; badala ya kujaribu kurekebisha tabia zao wanajaribu kuzihalalisha.

Baadhi ya Waandishi wa mambo ya uongozi huamini kwamba hata kama mtu anafanya mambo mengi mabaya na mambo machache kwa usahihi, njia iliyo nzuri ya kumwendeleza ni kuthibitisha kile anachokifanya kwa usahihi na kutosema chochote kuhusiana na kile ambacho anakifanya vibaya. Utendaji wake siyo lazima uwe mkamilifu sana kiasi cha kustahili sifa. Kitendo chochote kinachoonyesha juhudi nzuri na harakati ya aina yeyote katika mwelekeo sahihi kinaweza kusifiwa. Matokeo yake ni kwamba atafanya vitendo vingi vilivyo sahihi na vitendo vichache vibaya.

Viongozi wengi hufanya makosa makubwa sana ya kuona tu mambo mengine ambayo watu huwa wanafanya makosa. Hawaoni mambo mazuri kwa sababu mambo hayo hayana matatizo. Wanakuwa wanatafuta matatizo tu. Mfuasi anafikiri kwamba mafanikio yake hayaonekani kwa sababu hayakutajwa.

Mtume Paulo aliwaandikia waamini wa Korintho akitaka kurekebisha makosa mengi, hasa zaidi katika matumizi yao ya karama za kiroho. Lakini tazama jinsi alivyoanza barua yake (1 Wakorintho 1:4-7). Aliwasifia kwa kuwa na karama nyingi sana za kiroho. Sasa jaribu kufikiria kama angeanza kwanza kuwakaripia kwa njia waliyokuwa wametumia karama za kiroho bila ya kuwasifia. Wangelimjia juu, na kusema, “Je, hivi haoni kwamba tunazo karama nyingi za kiroho? Je, hivi hathamini ni kwa jinsi tuna nguvu katika hizi karama za kiroho? Paulo alisifia nguvu zao kwanza kabla ya kuongea nao kuhusu madhaifu yao.

► Angalia kwenye barua saba kwa makanisa ya Asia katika Ufunuo 2-3. Je, ni kwa jinsi gani kila barua inaanza?

Aina za pongezi zinaweza zikawekwa kwenye jozi kadhaa za makundi.[1] Kwa mujibu wa Blanchard na Bowles, aina hizi zote ni nzuri, lakini aina ya pili ya kila jozi ndiyo iliyo na ufanisi zaidi.

Pongezi zilizopangwa au za Papo hapo.

Mfano wa pongezi zilizopangwa ziko katika mfumo wa cheti. Pongezi za papo kwa hapo zinakuwa ni zawadi ambayo haikutarajiwa au sifa za hapo hapo.

Pongezi za Kikundi au Mtu binafsi.

Hapa ni wakati timu inapopata heshima kwa mafanikio yake. Mtu binafsi anaweza kupongezwa au kutuzwa kwa ajili ya mchango wake binafsi.

Pongezi za Jumla au Maalumu

Mfano wa pongezi za jumla ni wakati mtu anapopewa heshima kwa ajili ya kazi aliyoifanya kwa kipindi cha muda mrefu. Pongezi maalumu zinaweza zikafanywa wakati mtu anapofanya jambo maalumu kwa ajili ya mteja.

Pongezi za jadi au Pongezi za Kipekee

Malipo ya bonasi (malipo ya ziada au kifutajasho), cheti, au kinyago cha pongezi. Zawadi inayokidhi mahitaji ya kibinafsi au maslahi ya mtu binafsi itakuwa ni ya kipekee.

Endapo mtu hajafanya vizuri lakini ana nia ya kufanya vizuri, huwezi kumpongeza kwa moyo wa dhati, lakini unaweza kumtia moyo. Onyesha kumthamini kwa kujitolea kwake na uhakika alio nao mtu huyo kwamba anaweza kufanya vizuri hapo baadaye.

► Je, ni aina gani za majibu ya utendaji ungependelea kupokea? Je, ni aina gani ambazo wewe umeshazitumia kwa ajili ya watu wengine?

Yusufu aliuzwa utumwani na ndugu zake. Baadaye alimtumikia miaka yake mingi akiwa gerezani kwa sababu ya visingizio vya mambo ya uongo

Yusufu alikataa kushindwa na roho ya uchungu. Badala yake aliamua kusaidia. Alifanyika kuwa kiongozi kwa kutumikia. Alikuwa mtunzaji wa mali za mtu aliyekuwa akimtumikia (Mwanzo 39:4). Baadaye, alikuwa nyapara mkuu katika gereza.

Mungu alibadilisha hali aliyokuwa nayo Yusufu na kumweka katika nafasi ya juu katika nchi ya Misri. Wakati ndugu zake Yusufu walipokuja kwake, Yusufu aliwasamehe, akiwa anatambua kwamba Mungu alikuwa kwenye uongozi wa maisha yake (Mwanzo 50:20). Mungu alimtumia Yusufu kuikoa Misri, mataifa mengine na familia yake mwenyewe kutoka katika janga la njaa.

Viongozi wengi watarajiwa huvunjika moyo na hujikuta wanakuwa na roho ya uchungu kwa sababu ya dhuluma wanazotendewa. Wanahisi kwamba kwao kupandishwa vyeo ni kitu kisichowezekana kwa sababu ya watu waliopo ambao huwanyima fursa zinazojitokeza. Yusufu alijitambua kwamba Mungu alikuwa kwenye uongozi kwa ajili ya maisha yake.

Wakati wote kumbuka kwamba watu wengi hupenda kujibu tuhuma wakiwa na utetezi. Wanahisi kwamba ukosoaji huwafanya wapoteze thamani zao za binafsi. Wanapokosolewa, kwa haraka na mara moja hutaka wajihesabie wenye haki.

Kuna msemo wa zamani unaosema, “Wakati chombo pekee ulicho nacho ni nyundo tu, unataka ulione kila tatizo kama msumari.” Viongozi wengine hutumia ukosoaji kama nyundo, na wanajaribu kurekebisha kila tatizo kwa kumtwanga mtu kwa nyundo. Kiongozi anapaswa kujenga uhusiano wa kuaminiana na watu wake ili wajue kwamba anataka kuwasaidia.

Kabla ya ukosoaji wa aina yeyote na kwa wakati wake, kiongozi anapaswa aonyeshe hali ya kuthamini kwa ajili ya sifa za mtu huyo. Tambua kazi nzuri wanazofanya. Onyesha matarajio kwamba mtu huyo ana uwezo wa kufanya vizuri. Thibitisha thamani ya uhusiano wako na mtu huyo.

[1]Mtu anataka kuona ni kwa jinsi gani unahisi juu yake. Wakati unapokuwa unamrekebisha, anaangalia dalili. Kile anachohisi kwamba unakifikiria juu yake kitaathiri matokeo ya masahihisho zaidi sana kuliko habari mnayokuwa mnaijadili.

Kwa kadri inavyowezekana, elezea madhara ya kufanya vibaya bila ya kulaumu, hata kama ni kubeba lawama na au kulaumiwa kama kiongozi kadri inavyowezekana. Onyesha uaminifu ulio endelevu na matarajio mazuri.

► Toa mfano wa jinsi unavyoweza kumsahihisha mtu kwa kutumia maelezo yaliyoko hapo juu.

Katika mazungumzo ya kurekebisha tabia isiyo sahihi, jaribu kushughulikia tatizo moja tu badala ya kutaja makosa mengi. Ukisema mambo mengi ambayo si sahihi kuhusu mtu huyo, watahitimisha kuwa wao wenyewe hawana thamani.

Usipende kuwa mtu mbishi. Usitumie maneno, “Kamwe” au “wakati wote” unapokuwa unaelezea kuhusu makosa yao. Usirudie mambo hasi kuliko ilivyo muhimu.

Unaposhughulika na mtu mwenye matatizo (ikiwa ni pamoja na kiongozi aliyeko juu yako), tafakari kuhusu maswali haya:

• Je, kwa muda wake wote wa maisha yake alikuwa wapi?

• Je, anajisikiaje kuhusiana na hali zake alizo nazo?

• Je, ni nini hasa anachokihitaji?

Timu inapaswa kwa makusudi ijifunze kutokana na makosa na mambo yanayofanya kushindwa. Chunguza kosa na siyo kumlaumu mtu, lakini jifunze kutokana na kosa hilo. Baada ya hapo, kosa lisitumike kabisa kumweka alama dhidi ya mtu yeyote.

Ruhusu baadhi ya wanafunzi washirikishane kuhusu ni kwa jinsi gani wanategemea kubadilisha makusudi au matendo yao kutokana na somo hili.

1. Kiongozi anapaswa awe na uwezo wa kufanya tathmini na kusahihisha utendaji kazi wa watu anaowaongoza

2. Wakati kiongozi anapokuwa amefanya maamuzi mazuri yenye matokeo mazuri, uaminifu wa bodi kwa huyo kiongozi huongezeka.

3. Watu huongezeka kuwa na motisha au kushawishika kwa matumaini ya kuthibitishwa na watu wengine.

4. Utiaji moyo uliyo chanya una ufanisi bora na mzuri zaidi kuliko ukosoaji.

5. Timu inapaswa kwa makusudi ijifunze kutokana na makosa na mambo yanayofanya kushindwa.

1. Andika aya inayotoa muhtasari wa dhana ya kubadilisha maisha kutoka katika somo hili. Elezea kwa nini ni muhimu. Je, ni jambo gani zuri linaloweza

2. Elezea ni kwa jinsi gani unavyoweza kutumia kanuni zilizoko katika somo hili kwenye maisha yako mwenyewe. Je, ni kwa jinsi gani somo hili linabadilisha makusudi yako? Je, ni kwa jinsi gani umejipanga kubadilisha matendo yako?

3. Fanya kukariri Taarifa Tano kwa Muhtasari zilizoko katika somo la 15. Kuwa tayari kuziandika bila ya kunakili kutoka katika kumbukumbu za ufahamu wako mwanzoni mwa kipindi kinachofuata cha darasa.